CV bez zgody na przetwarzanie danych osobowych

W procesie rekrutacji odpowiednio sformułowane CV stanowi klucz do sukcesu. Kandydaci do pracy starają się, aby ich życiorys wyróżniał się na tle pozostałych. W CV muszą znaleźć się podstawowe informacje o kandydacie, imię i nazwisko, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, dane kontaktowe i klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych, ale czy na pewno w aktualnym stanie prawym CV musi zawierać zgodę na przetwarzanie danych? Czy pracodawca będzie mógł wykorzystać CV bez zamieszczonej klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych?

Przetwarzanie danych osobowych na podstawie przepisów prawa pracy

Utarło się, że w CV trzeba zamieścić zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ponieważ bez zgody pracodawca nie będzie uprawniony do skorzystania z CV w procesie rekrutacji. Przed rozstrzygnięciem problemu należy przeanalizować podstawy przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy. Podstawą przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy jest art. 221 § 1 kodeksu pracy. Przepis ten uprawnia pracodawcę do żądania następujących danych osobowych: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe. Dodatkowo pracodawca może żądać informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia w zakresie w jakim jest to niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku. Na przetwarzanie powyższych danych osobowych pracodawca nie potrzebuje zgody kandydata. Gdyby CV zawierało wyłącznie wyżej wymienione dane osobowe to podstawą przetwarzania danych osobowych są odpowiednie przepisy prawa pracy, a zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest niepotrzebna.

Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody

Co w sytuacji, gdy CV zawiera więcej informacji niż wymienione w art. 221 § 1 kodeksu pracy np. wizerunek, zainteresowania, cechy charakteru kandydata do pracy? Czy w takim przypadku konieczna jest pisemna klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych? W dalszym ciągu klauzula taka nie jest wymagana, ale jest potrzebna zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być wyrażona poprzez wyraźne działanie przyzwalające na przetwarzanie danych (w sposób dorozumiany). Już samo przekazanie CV o rozbudowanej treści może stanowić zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Kandydat do pracy przesyła dokumenty aplikacyjne, czyli podejmuje wyraźne działania ukierunkowane na przekazanie do przetwarzania jego danych osobowych.

Zgoda na przyszłe rekrutacje

Czy pracownik może udzielić dodatkowej zgody na przetwarzanie danych osobowych np. na potrzeby przyszłych rekrutacji? Tak, ale zgoda będzie skuteczna wyłącznie, gdy pracodawca taką opcję przewidział. To pracodawca jako administrator danych osobowych decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych, to on ustala okres przez jaki dane osobowe będzie przechowywać. Jeżeli pracodawca nie prowadzi takiej praktyki to zamieszczona przez nas zgoda nie będzie miała znaczenia, ponieważ pracodawca usunie dane po zaplanowanym przez niego terminie.

Obowiązek informacyjny

Niezależnie od powyższego pracodawca jako administrator danych osobowych musi spełnić obowiązek informacyjny wobec kandydata do pracy. Pracodawca w toku rekrutacji musi przekazać klauzulę informacyjną w której między innymi wskaże swoją tożsamość, cele przetwarzania, podstawę prawną przetwarzania, okres przetwarzania, informacje o odbiorcach danych. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody klauzula informacyjna musi zawierać informacje o prawie do cofnięcia zgody.

Podsumowanie

Pracodawca może posłużyć się CV przekazanym przez kandydata, które nie zawiera klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jednakże pisemna zgoda na przetwarzanie danych osobowych (niewymienionych w art. 221 § 1 kodeksu pracy) w CV nie jest błędem. Należy zwrócić uwagę, aby w klauzuli nie odwoływać się do nieobowiązujących przepisów, w szczególności nie odwoływać się do ustawy o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r. Błędna klauzula może być odczytana przez przyszłego pracodawcę jako brak świadomości i rzutować na ocenę kandydata do pracy.