Czy pracodawca może pytać pracownika o służbę wojskową?

Czy pracodawca może pytać o służbę w wojsku?

„Stosunek do służby wojskowej” w nowych przepisach

W dniu 23 kwietnia 2022 r. weszła w życie ustawa z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (dalej jako UoO). Uchyliła ona 270 obowiązujących dotychczas aktów prawnych, w tym tak podstawowe regulacje ustawowe jak ustawę z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej. Mimo, że nowe przepisy w części powielają dotychczasowe rozwiązania, zakres zmian jakie zostały wprowadzone jest na tyle szeroki, że na niektóre zagadnienia należy spojrzeć zupełnie od nowa. Jednym z nich jest kwestia możliwości uzyskiwania przez pracodawcę informacji dotyczącej tzw. „stosunku do służby wojskowej”, czyli np. tego, czy dana osoba jest powołana do służby wojskowej, a jeżeli tak, to jakiej.

Informacje te mają bowiem dla pracodawcy istotne znaczenie z uwagi na obowiązki, jakie nowe przepisy nakładają na nich w związku z zatrudnianiem żołnierzy. Dodatkowo, nowe przepisy ustanawiają ochronę stosunku pracy niektórych kategorii osób powołanych do służby, co także skłania pracodawców do zadawania pytań w tym przedmiocie i to już na etapie rekrutacji.

O co może pytać pracodawca?

Nowe przepisy nie wprowadziły zmian w zakresie informacji i danych żądanych przez pracodawcę, jest określony w art. 22(1) § 1 i 3 KP. Zakres ten różni się w zależności od tego, czy mamy do czynienia z informacjami pozyskiwanymi od kandydata do pracy od tego, czy osoby, która dostała już etat. Zarówno w pierwszym, jak i w drugim przypadku nie ma jednak wprost mowy o informacjach związanych ze służbą wojskową. Nie oznacza to jednak oczywiście, że takie informacje w ogóle są niedostępne dla pracodawcy. Zgodnie bowiem jednak z art. 22(1) § 4 KP, pracodawca żąda podania także innych danych osobowych niż wprost wymienione, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Jak było?

Do dnia wejścia w życie UoO, takim obowiązkiem ciążącym na pracodawcach był przede wszystkim wskazany w art. 50 § 1 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej nakaz zawiadamiania wojskowych komendantów uzupełnień o zatrudnieniu, zwolnieniu, kwalifikacjach i stanowisku pracownika podlegającego powszechnemu obowiązkowi służby wojskowej. Na powyższą podstawę prawną do przekazywania takich informacji wskazywał zresztą Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w wyjaśnieniach z dnia 11 sierpnia 2020 r. dla DGP (pisano o tym np. tu). Dodatkowo, obowiązujące do dnia 1 stycznia 2019 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 r. przewidywało, że akta osobowe pracownika obejmują także informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony. Stąd, prawidłowe prowadzenie akt osobowych wymagało uzyskania od pracownika informacji w tym przedmiocie.

Jak jest?

Jak już jednak wskazano, UoO zastąpiła ustawę o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej i w niej próżno szukać odpowiednika do powoływanego art. 50. Podobnie, obowiązujące obecnie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r. nie przewiduje, aby dokumentacja pracownicza obejmowała informacje o służbie wojskowej.

Czy można pytać o służę w wojsku obecnych pracowników?

Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma skąd czerpać wiedzy o tym, czy zatrudnione przez niego osoby pełnią służbę wojskową. Po pierwsze, jeżeli powołanie następuje w trakcie zatrudnienia to informację o tym zobowiązany jest mu przekazać szef wojskowego centrum rekrutacji, o czym mówi art. 89 UoO. Po drugie, taki obowiązek spoczywa także na żołnierzu powołanym do terytorialnej służby wojskowej, do czego obliguje go art. 172 § 5 tejże ustawy. Dodatkowo, pracodawca może z własnej inicjatywy wystąpić z wnioskiem o udostępnienie informacji z ewidencji wojskowej, która udostępni je nieodpłatnie w zakresie stosunku zatrudnianych przez nich pracowników do obowiązku obrony oraz rodzaju i terminu wykonania tego obowiązku (art. 73 ust. 1 pkt 4 UoO).

Niezależnie, nowe przepisy (podobnie zresztą jak obowiązujące poprzednio) przewidują szereg innych obowiązków, dla których realizacji pracodawca powinien posiadać wiedzę o powołaniu pracownika do pełnienia służby wojskowej. Chodzi tu chociażby o obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego na czas szkolenia związanego z dobrowolną zasadniczą służbą wojskową (art. 304 UoO) lub na okres pełnienia rotacyjnie terytorialnej służby wojskowej i ćwiczenia rezerwistów (art. 305 UoO). Do tego dochodzą zwolnienia z pracy w bez zachowania prawa do wynagrodzenia na okres 2 dni (art. 311 UoO), czy wliczanie okresu służby do okresu zatrudnienia (np. art. 313 UoO). Aby móc realizować te obowiązki pracodawca musi posiadać informacje dotyczące rodzaju pełnionej służby wojskowej oraz okresu, kiedy to ma miejsce. Może zatem, w trakcie zatrudnienia żądać od pracownika stosownych informacji.

Problem z kandydatami do pracy

Inaczej jest jednak w przypadku kandydatów do pracy. Jak już wskazano, katalog informacji żądanych od potencjalnego pracownika na etapie przed zawarciem umowy o pracę nie przewiduje spraw związanych ze służbą wojskową. Powoływanie się z kolei na konieczność posiadania tych danych z uwagi na obowiązki ciążące na pracodawcy jest z kolei wątpliwe. Do momentu zatrudnienia przyszły pracodawca nie ma bowiem w stosunku do przyszłego pracownika żadnych obowiązków wymagających tej wiedzy. Jedyny przypadek, jaki przewidują przepisy to zawarty w art. 315 UoO obowiązek ponownego zatrudnienia przez pracodawcę osoby, która odbyła obowiązkową zasadniczą służbę wojskową i była u niego wcześniej zatrudniona w momencie powołania. Obowiązkowa zasadnicza służba wojskowa obecnie jednak nie funkcjonuje, a co za tym idzie, w praktyce jest to przepis całkowicie martwy i niemożliwy do zastosowania.

Trudno byłoby także próbować szukać uzasadnienia dla przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych dotyczących służby wojskowej na innych podstawach niż kodeks pracy. W grę mógłby co prawda wchodzić prawnie uzasadniony interes, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jestem bowiem w stanie wyobrazić sobie argumentację, że wiedza ta jest potrzebna pracodawcy z uwagi np. na konieczność zachowania ciągłości funkcjonowania zakładu pracy, co jest niemożliwe do zapewnienia w przypadku osób pełniących np. terytorialną służbę wojskową, które mogą niespodziewanie być wezwane do odbycia ćwiczeń. Byłbym jednak w tym wypadku niezwykle ostrożny. Być może, w niektórych, bardzo szczególnych przypadkach można byłoby próbować uzasadnić to w ten sposób, jednakże nieplanowane i nieprzewidywalne nieobecności w pracy mogą wynikać z szeregu innych, zdecydowanie bardziej powszechnych przyczyn, np. z uwagi na stan zdrowia, czy sytuację rodzinną. Na etapie rekrutacji pytanie o stosunek do służby wojskowej nie powinno się zatem pojawić, a jego ewentualne zadanie może narażać pracodawcę na zarzut nierównego traktowania w zatrudnieniu.