Składanie dokumentów w postępowaniach elektronicznych PRS (KRS i KRZ)

Wstęp

W 2021 roku zarówno postępowania rejestrowe jak i upadłościowe i restrukturyzacyjne zostały niemal w całości scyfryzowane. Obecnie toczą się one za pośrednictwem cyfrowego Portalu Rejestrów Sadowych tj.  e-Formularzy KRS i Krajowego Rejestru Zadłużonych. Jednakże w obu przypadkach koniczne pozostaje posługiwanie się zewnętrznymi dokumentami, które muszą zostać przesłane do danego systemu.  Poniżej opisuję po krótce zasady sporządzania i składania tych dokumentów.

Trochę historii

Od 2015 roku z powodzeniem funkcjonuje teleinformatyczny system rejestracji spółek handlowych w oparciu o przygotowane wzorce, popularnie zwanym S24 (termin rejestracji spółki w tym systemie winien wynosić 24 godziny – i co do zasady tak to właśnie wygląda). Szybkość procedowania w tym trybie rekompensowała ograniczenia co do treści wzorca (5 rozwiązań, których nie przewiduje umowa spółki s24) i już w 2016na 43 tyś zarejestrowanych spółek z o.o. 28 tyś to były spółki S24.  

Mało kto jednak pamięta, że obok systemu S24 już jod ok. 2007 roku istniała możliwość elektronicznej rejestracji spółek tradycyjnych, która jednak „nie zaskoczyła” i prawdopodobnie służyła jedynie wąskiej grupie specjalistów (o ile działała w ogóle). Opierała się ona na dokumentach opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu spełniającego wymagania dawnej ustawy o podpisie elektronicznym.

Posiadanie elektronicznego podpisu kwalifikowanego okazało się sporą barierą blokująca elektroniczne rejestracje. Dlatego system S24 wprowadził dodatkową możliwość podpisywania dokumentów przez nowoutworzony darmowy profil zaufany (ePUAP) – rządową platformę elektronicznego poświadczania tożsamości przygotowaną głównie do kontaktów z urzędami.   

Obecny stan prawny

Od lipca 2021 roku elektroniczne postępowanie rejestrowe stało się co do zasady obowiązkowe (z wyjątkiem podmiotów wpisywanych jedynie do rejestru stowarzyszeń i innych organizacji społecznych) i w całości odbywa się za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Od grudnia 2021 taki sam los spotkał postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne za sprawą Krajowego Rejestru Zadłużonych.  

Zarówno, e-KRS jak i KRZ opierają się na interaktywnych systemowych formularzach oraz zewnętrznych dokumentach dołączanych do danego wniosku lub pisma procesowego. O ile elektroniczny podpis wniosku lub formularza jest czynności obligatoryjną, bez której system nie przepuści nas do kolejnego kroku, to w przypadku e-KRS i KRZ brak podpisu lub poświadczenia elektronicznego załączników nie stanowi przeszkody w wysłaniu takiego pisma do sądu lub uczestnika czy organu postępowania (KRZ). Natomiast S24 ten problem dotyka w o wiele mniejszym stopniu o ile w ogóle.

Tymczasem brak poświadczenia lub podpisania takiego złącznika stanowi brak formalny, który stoi na przeszkodzie pozytywnemu rozpatrzeniu wniosku, lub skutecznemu złożenia pisma.

Dokumenty składne w e-KRS

Zgodnie z art. 6944 Kodeksu postępowania cywilnego dokumenty stanowiące załączniki do wniosku złożonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, sporządzone w postaci elektronicznej, opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Jeżeli dokumenty były sporządzone w postaci papierowej, do wniosku dołącza się:

1) odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym, albo

2) elektroniczne kopie dokumentów, których oryginały, lub odpis poświadczony urzędowo przesyła się do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia pisma.

Po pierwsze, należy wskazać, że obok kwalifikowanego podpisu elektronicznego ustawodawca dopuszcza możliwość korzystania z profilu zaufanego (ePUAP) oraz podpisu osobistego wydawanego wraz z nowym dowodem osobistym. Oto link do strony umożliwiającej szybie podpisywanie lub poświadczanie dokumentów za pośrednictwem profilu zaufanego lub podpisu osobistego:

https://moj.gov.pl/uslugi/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER

Po drugie, trzeba podkreślić, że oryginałem dokumentu elektronicznego nie jest skan dokumentu podpisanego odręcznie, a następnie skonwertowanego do popularnego formatu (pdf, jpg, png itp…), ale oryginalny plik cyfrowy wygenerowany przez daną aplikację (np. MS WORD) i zapisany do formatu pdf. Załączony skan, który następnie opatrzymy podpisem elektronicznym (zaufanym, osobistym) w rozumieniu powołanego przepisu nie będzie oryginalnym dokumentem elektronicznym, ale jego elektronicznym odpisem, którego poświadczenia mogą dokonać jedynie podmioty wskazane w ustawie (profesjonalny pełnomocnik, notariusz).

Osobiście jednak mam nadzieję, że sądy rejestrowe liberalnie podejdą do tego zagadnienia i będą kwalifikować podpisane elektronicznie skany jako oryginalne dokumenty elektroniczne. Niemniej, wobec literalnego brzemienia przepisu zalecałbym posługiwanie się dokumentami wygenerowanymi cyfrowo, a nie ich skanami.

Oczywiście należycie ustanowiony pełnomocnik dokonując elektronicznego poświadczenia dokumentu może korzystać ze wszystkich dostępnych form podpisów elektronicznych.

W przypadku, gdy do wniosku zostanie złożony niepoświadczony skan (elektroniczna kopia dokumentu) należy pamiętać o koniczności złożenia w sadzie rejonowym w terminie 3 dni papierowego oryginału (lub poświadczonego w sposób tradycyjny odpisu) pod rygorem jego zwrotu.

Natomiast, nie jest koniczne załączanie do wniosku poświadczonych, elektronicznych odpisów aktów notarialnych dotyczących umów spółek (umowy i ich zmiany), tu bowiem wystarczy wpisać otrzymany od notariusza nr CREWAN. Numer ten znajduje się na otrzymywanym od notariusza zawiadomieniu o zarejestrowanym elektronicznym dokumencie notarialnym.

Dokumenty składane w KRZ

W przypadku dokumentów zewnętrznych składanych za pośrednictwem Krajowego Rejestru Zadłużonych ustawodawca co do zasady przeniósł rozwiązania zastosowane w PRS. W postepowaniu upadłościowym, zgodnie z art. 216a, pisma procesowe oraz dokumenty wniesione za pośrednictwem KRZ opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo uwierzytelnia się w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralność weryfikowanych danych w postaci elektronicznej, dostępny w KRZ.

Do pisma procesowego wnoszonego za pośrednictwem KRZ dołącza się załączniki w postaci elektronicznej. Jeżeli załączane dokumenty zostały sporządzone w postaci papierowej, do pisma dołącza się poświadczone elektronicznie odpisy dokumentów lub elektroniczne kopie dokumentów.

Ponadto poza podmiotami określonymi w przepisach szczególnych elektronicznego poświadczenia odpisu dokumentu może również dokonać występująca w sprawie w charakterze uczestnika lub organu postępowania albo pełnomocnika osoba posiadająca licencję doradcy restrukturyzacyjnego. Elektronicznego poświadczenia odpisu protokołu posiedzenia rady wierzycieli oraz odpisu uchwały podjętej na posiedzeniu rady wierzycieli może również dokonać przewodniczący rady wierzycieli.

W przypadku elektronicznych kopii dokumentów (niepoświadczonych przez uprawnione podmioty), oryginał dokumentu albo jego odpis poświadczony za zgodność z oryginałem zgodnie z przepisami kpc składa się w sądzie upadłościowym bez wezwania w terminie 3 dni od dnia wniesienia pisma pod rygorem jego zwrotu.

Jak widać Prawo upadłościowe rozszerza katalog podmiotów uprawnionych do poświadczenia elektronicznej kopii dokumentu papierowego. Poza tym jednak zasady dotyczące załączanych dokumentów, są tożsame z obowiązującymi w postępowaniu rejestrowym.

Nieco zastanawiający jest zapis stanowiący, że pisma i dokumenty składane w postępowaniu upadłościowym uwierzytelnia się w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralność weryfikowanych danych w postaci elektronicznej, dostępny w KRZ. W mojej ocenie chodzi tu dokumenty generowane wewnątrz systemu lub oddzielne pliki z treścią pism procesowych – nie zaś samodzielne załączniki zewnętrzne.

Powyższe ma oczywiście zastosowanie do postępowań restrukturyzacyjnych, które również prowadzane są wyłącznie za pośrednictwem KRZ

Podsumowanie

Cyfryzacja postępowań rejestrowych i upadłościowych to z pewnością krok w dobrym kierunku. O ile w przypadku e-KRS obyło się bez większych potknięć i dla osoby wprawionej wyplenianiu formularzy, system szybko pokaże swoje zalety, to już implementacja KRZ pozostawia wiele do życzenia i jeszcze wiele pracy przed osobami odpowiedzianymi za działanie systemu. Cieszy natomiast ujednolicenie zasad dotyczących elektronicznych dokumentów składanych w tych postępowaniach. W mojej ocenie stanowią one kompromis pomiędzy bezpieczeństwem obrotu prawnego oraz (niepoświadczone skany to jednak duże pole do nadużyć) a potrzebą usprawnienia procedury.